奧美公關 藏經格

作者：奧美社群團隊

紀錄者：奧美公關李忻恩

　　什麼？不是大家都在 Whatsapp 跟 Facebook嗎？這年代誰還會用 email呢？嘿！如果你有這樣子的疑問，那代表你應該還沒有開始上班，只要有上班的夥伴，肯定是整天都在煩惱公司信箱天天都爆掉，即使一進公司就打開Notes努力回、努力刪、努力的轉…信件依然如雪片般的湧進來，打開的信箱永遠都是紅通通的，特別是每個禮拜一或是放假日回來更是令人抓狂，不禁讓人大喊：「有沒有這麼多信啊？」。根據Radicati Group 2010年的統計顯示，每「天」平均有將近三億封的EMAIL在流竄，每人每天寄出/收到110封EMAIL，其中有19.8封是垃圾郵件。

【每次休假回來最不願意的就是面對爆滿的信箱】

　　若要解決這恐怖的現況，首先要釐清STUFF是什麼？STUFF是那些還放在心上的事。因為還沒想清楚可能結果、因為還沒想好下一步該怎麼做、因為還沒把空它歸檔。就漸漸的累積起來，想刪除但是又覺得好像不能刪，它可能是另一半的結婚週年禮物、兩個月後的聖誕假期遊樂計畫、明年新客戶的企劃案、明天要與客戶見面的注意事項、甚至是要完成下屬的年度考核…我們不知道哪個要先處理？哪個要後處理？哪件事情重要？哪件事情可以直接丟到垃圾桶刪除？因此，我們都需要一個系統來把這些STUFF處理掉，面對EMAIL也是一樣。

　　當然，我們的首要任務是面對隨時都處於爆炸狀態的信箱，在此我們提供了三個方法讓大家面對這紅通通的信箱：

1.關掉所有EMAIL通知

2.相反的，請每隔幾小時開一次信箱就好

3.不要設定在開機時自動開啟EMAIL軟體

　　這看起來是有些的弔詭，但是這三個方法確實的可以提昇我們工作效率，仔細想想，我們在寫提案、做報告的時候，是不是常常被彈出的訊息通知打斷思緒呢？有時正文思泉湧的時候，就被「訂購下午茶請至櫃檯領取」的通知信給打斷，我們當下的節奏就像是斷了線的風箏一樣怎樣子也回不來了…所以，我們建議每隔一個小時看一次信箱就好，關閉所有的訊息通知，讓我們自己掌控我們自己上班的節奏，提昇工作效率。另外，也請不要一到公司就把信箱打開，我們建議把今天要處理的事情、會議、行政事項都想過一遍，看看是否完成後再打開信箱接受新的任務，避免事情沒做完又轉頭開始另外一件事情的窘境。

　　看完了信箱的設定，接下來，就是來處理訊息了，我們提供了一個流程圖給大家參考，我們可以試著操作一次看看是否真的對我們有助益，我們就一步一步來是看看吧！

【信件處理流程        資料來源：David Allen ＆ Co】

　　首先，當一封EMAIL進來的時候，我們必須先判斷是否是可以採取行動的事嗎？

YES→進入下一步驟

NO→刪除、或是存起來以備不時之需

　　當進入下一步的之候，接下來我們需要採取什麼動作？我們一樣的把情況分為四大類，處理方式如下：

跟某專案有關 → 就跟著專案進度走吧！

只花兩分鐘時間 → DO IT：長痛不如短痛，快完成它吧！

需要超過兩分鐘 → DEFER IT：把它放入代辦事項吧！

應該是別人負責 → DELEGATE IT：快快轉介給正確的人！

　　是的，就這樣子簡單，除非必要，我們千萬不要把自己手邊的工作打斷，去進行新的任務，而在兩分鐘內可以完成的事情，那我們就順手做了，避免日後開始忙了又忘記。無法短時間完成的，我們就把它放到 To Do List 去，等到我們手邊的任務告一段落後，再開始著手，這樣子可以大大的提昇我們的工作效率，不會讓我們的「職場生涯」因為信件的關係變成了「瑣碎人生」。

【我們收到訊息後，必須先判斷其訊息的重要性，並不是直接執行。】

圖片來源：http://www.flickr.com/photos/themaum/3193441060/lightbox/

　　記得，我們要好好善用每個工作系統的資源，代辦事項、行事曆都是管理EMAIL的好朋友，但把事情從EMAIL移到別的清單中，請記得要去完成。還有每星期請重新檢視清單，該處理的趕快處理，做完的快刪，留著落落長的清單只會阻礙效率以及侵蝕寶貴的休息時間。當然，別忘了，最重要的是提昇工作效率並不是為了做更多的工作，而是縮短我們上班的時間，提昇我們生活的品質，生活不只有工作，還有親愛的家人朋友跟令人懷念的休閒娛樂阿！

【提高工作效率並不是要做更多的工作，而是提早下班享受生活！】

圖片來源：http://every-passing-moment.blogspot.com/2007_10_01_archive.html